RATP Habitat, la filiale immobilière sociale du groupe RATP, modernise ses processus comptables via le déploiement de Freedz, une plateforme de dématérialisation développée par Docoon.immo. Docoon est spécialiste de l’immobilier social et des collectivités.
Vers la généralisation de la facturation électronique
Le but est de simplifier la gestion des factures entrantes, d’améliorer la traçabilité des échanges et la préparation à la généralisation de la facturation électronique prévue pour 2026. En un an, RATP Habitat a dématérialisé 80 % de ses factures fournisseurs. Il a embarqué la majeure partie de ses prestataires sur la plateforme et réduit de 50% le temps de traitement de chaque facture.
RATP Habitat est la filiale immobilière sociale du groupe RATP. Son patrimoine immobilier comprend 9 500 logements en Île-de-France, destinés pour près de 40 % aux salariés de la RATP. RATP Habitat gère environ 460 fournisseurs pour un volume de 16 000 factures par an, majoritairement au format papier. Cette situation est devenue critique lors de la montée de version de son ERP Ikos, qui a supprimé la fonction de GED (gestion électronique des documents) de l’outil.
En 2023, RATP Habitat a fait évoluer sa gestion des factures, en particulier à la suite de la disparition du module de gestion des factures papier, “la pioche facture” au sein de son ERP Ikos. Cette évolution a rendu nécessaire la recherche d’une solution intégrée, capable d’assurer la continuité du traitement des factures tout en simplifiant le travail des équipes comptables. Le choix s’est tourné vers Docoon.immo et sa plateforme Freedz, partenaire du bailleur social depuis dix ans et sur les recommandations de Sopra Steria.
Un module SAS développé par Sopra Steria
« Notre choix s’est tourné naturellement vers Docoon au regard du partenariat que nous avons ensemble depuis 2012 sur d’autres processus métier », explique Boris Budon, Chef de projets MOA finance chez RATP Habitat. « Sopra ayant développé le module SAS facture en remplacement de notre ancienne solution (la « pioche facture »), les flux et les paramétrages étaient déjà établis entre Docoon et Sopra. Cette solution est ergonomique pour nos utilisateurs comptables, facile à administrer et à utiliser au quotidien. »
Depuis 2012, RATP Habitat s’appuie sur Docoon.immo pour les flux SNE (Système National d’Enregistrement), flux CAF (APL), AL’IN et IDEAL. La plateforme Freedz est certifiée Plateforme Agréée (PA) par la DGFiP. Elle permet d’automatiser le traitement des factures, et de fluidifier les relations clients-fournisseurs. Freedz devient le point d’entrée unique pour les factures fournisseurs, avec une suppression totale du papier.
Le déploiement du projet s’est déroulé en plusieurs étapes. Dans un premier temps, les équipes de RATP Habitat ont actualisé leur base de fournisseurs (RIB, Kbis, attestations, etc.), avant d’entamer la phase de dématérialisation effective.
Intégration des trois principaux flux
En six mois, les trois principaux flux — commandes d’exploitation, contrats et marchés — ont été intégrés, et la solution a été étendue à quatre entités. Résultat, en un an, la moitié des fournisseurs déposaient leurs factures sur la plateforme Freedz. Le paramétrage technique a pris trois mois entre la configuration et le passage en production. « La transition a été sans rupture pour nos équipes », souligne Boris Budon.
Le temps de traitement d’une facture a été divisé par deux. Le volume annuel est de 16 000 factures. Le gain de temps représente près de 800 heures de travail par an, soit l’équivalent de 4 mois de travail à temps plein. L’automatisation a éliminé les doubles saisies et ainsi réduit les risques d’erreurs. La plateforme constitue désormais un point d’entrée pour l’ensemble des factures fournisseurs, simplifiant le suivi et le pilotage de la comptabilité fournisseurs.
Pour les fournisseurs, RATP Habitat met en avant la réduction des délais de paiement et une meilleure visibilité sur le statut de leurs factures. L’organisme supprime ainsi le papier et l’archivage physique. Les 16 000 factures annuelles ne nécessitent plus d’archivage physique. La plateforme intègre l’archivage électronique à valeur légale sur 10 ans.
Objectif d’une transmission des données locatives en temps réel
Pour préparer les évolutions réglementaires à venir, RATP Habitat poursuit avec plusieurs objectifs à court-moyen terme. « Nous poursuivons notre transformation digitale avec plusieurs projets majeurs » annonce Julien Boulmont, DSI de RATP Habitat. « L’objectif de RATP Habitat est d’atteindre 100 % de dématérialisation comptable en intégrant les derniers flux papier encore en circulation, tout en préparant la migration vers le SNE synchrone pour une transmission en temps réel des données locatives » dit-il.
« Nous allons également poursuivre la migration des données sur le serveur et certainement anticiper la réforme de la facturation électronique grâce à l’homologation Plateforme Agréée de Freedz, qui nous permettra de répondre pleinement aux obligations à venir. » Docoon.immo revendique 300 clients, 2 millions de factures échangées, une intégration fine aux logiciels métiers, et un réseau de 18 000 entreprises connectées à Freedz.
Top lectures en ce moment
-
Livraison en 1 heure par Carrefour : une créa publicitaire réalisée avec une IA...
-
IA générative : pourquoi Carrefour privilégie l’approche Top-Down et garde lR...
-
Publicité sur les sites commerciaux : Carrefour et Carmila font appel à JCDecaux
L’actualité de la transformation
L'IA clé de nos besoins vitaux dans l'eau, l'électricité et le gaz
Marchés de l’eau : l’IA générative arrive dans les réponses aux appels d’offres des collectivités
Saur, spécialiste de la distribution d’eau potable, fait évoluer son processus de réponse aux appels d’offres des collectivités et des industriels en y injectant de l’IA géné…
Stockage de l’électricité : l’IA générative outil d’accélération clé chez Engie
Le stockage de l’électricité est un enjeu stratégique. Engie s’y attelle et mobilise pour cela l’IA générative de type RAG, c'est-à-dire basée sur le traçage des documents source. …
Nouvelle donne dans le gaz naturel : GRDF s’adapte en utilisant l’IA
GRDF, leader de la distribution du gaz naturel en France, affine sa stratégie d’IA. Il s’appuie sur des serveurs internes pour la confidentialité des données de ses clients. GRDF c…
Et vous, qu’en pensez-vous ?
Une idée, une réaction, une question ? Laissez-nous un mot ci-dessous.
Je réagis à cet article