Montée en puissance de la plateforme collaborative de la direction interministérielle du numérique

La direction interministérielle du numérique, la DINUM, qui dépend du ministère de la Transformation et de la Fonction publiques, propose aux agents de l’État et de ses établissements publics une plateforme inédite afin de créer des espaces collaboratifs dédiés à animer des communautés professionnelles.

25 000 utilisateurs et 2000 espaces collaboratifs

La plateforme monte en charge, et compte 25 000 utilisateurs et 2000 espaces collaboratifs. Chaque jour, 2000 agents et partenaires se connectent.  La plateforme est délivrée par la société Jalios accompagnée par son partenaire Lecko. A noter que Jalios organise les 2, 3 et 4 décembre, une web conférence sur les enjeux et les solutions sur les espaces de travail numériques avec les témoignages de Maif, La Redoute, CPAM 44, Indigo, Croix Rouge Française, MGEN, CDC Habitat, CFDT, etc.

Les fonctions disponibles sont le partage et la coédition des documents, de calendriers, de discussions et de savoirs. Ce nouvel outil vise à faciliter le travail à distance et à assurer la continuité de l’activité et du service public. La plateforme a été retenue dans le cadre du programme TECH.GOUV visant à accélérer la transformation numérique de l’État. Elle est mise en œuvre avec l’objectif de dynamiser l’écosystème du service public, de casser les silos organisationnels et de renforcer la collaboration entre des agents répartis sur l’ensemble du territoire.

La DINUM souhaitait une plateforme favorisant la collaboration entre les agents, les logiques de complémentarité, la capitalisation des connaissances et des expertises de chacun ainsi que de développer la culture projet et les postures professionnelles fondées sur la collaboration. Afin de réduire les délais d’installation, la solution retenue est délivrée en mode Saas. Les fonctions sont accessibles via un simple navigateur web quel que soit le périphérique utilisé, un smartphone, une tablette ou un PC.

Hébergement dans un Cloud souverain

Autre point clé, la solution est hébergée dans le Cloud souverain français 3DS Outscale, qualifié SecNumCloud par l’ANSSI, assurant la protection des données. La plateforme a fait l’objet d’une expérimentation dans le cadre d’un POC (Proof-Of-Concept), en octobre 2018, avec 500 agents volontaires, de différents services interministériels répartis dans 96 départements, et ayant exprimé le besoin d’être constitués en réseau et de pouvoir échanger en continu. Cette étape a servi à préciser les attentes des utilisateurs, les fonctions à mettre en œuvre, de tester les premiers espaces collaboratifs et d’évaluer les besoins en matière d’animation et en community management.

En octobre 2019, un an après le lancement, la plateforme baptisée Osmose montait à 5000 utilisateurs, et à une centaine de communautés. La démarche a été de favoriser l’autonomie des ministères. La plateforme était opérationnelle à l’annonce des décisions de confinement en mars 2020, la crise sanitaire ayant accéléré son lancement officiel début avril 2020, et complétant ainsi l’offre d’outils collaboratifs portée par la DINUM.

Tout agent de l’État peut demander à créer une communauté et y inviter les membres qu’il souhaite : agent, partenaire, prestataire ou expert de la société civile. Il compose son espace collaboratif selon les fonctions dont il a besoin : partage et coédition de documents, publication de contenus, des posts, des FAQ, des Wiki, calendrier, discussions et interactions afin de faciliter le travail quotidien et fluidifier la gestion des projets.