Mondial Relay monte en puissance sur la dématérialisation de ses factures fournisseurs

Mondial Relay, spécialiste de la livraison de colis aux particuliers, monte en charge dans l’automatisation du traitement de ses factures fournisseurs. La société est croissance et fait face à l’augmentation du volume de factures. Il dématérialise actuellement 5 000 factures par mois. C’est le double de factures traitées par rapport à 2021. Pour cela, il a choisi la solution de dématérialisation Yooz pour moderniser et sécuriser sa gestion comptable.

2000 employés au service de 120 000 e-commerçants

Mondial Relay sert 120 000 e-commerçants et emploie 2 000 personnes réparties sur 50 sites de tri en France, au Benelux et dans la péninsule Ibérique. L’entreprise livre 200 millions de colis par an pour un chiffre d’affaires de 600 millions d’euros en 2024.

La gestion manuelle des factures est progressivement devenue un frein à l’efficacité opérationnelle. Les factures sont majoritairement reçues au format papier. Cela nécessitait des manipulations chronophages pour leur numérisation, la circulation entre services, les envois postaux et l’archivage physique.

Cette organisation augmentait les risques d’erreurs, de pertes d’informations et rendait l’accès aux documents plus difficile, en particulier en période d’audit. La généralisation du télétravail a renforcé le besoin d’un outil centralisé, sécurisé et accessible à distance.

Interfaçage de la dématérialisation avec Microsoft Dynamics 365

Mondial Relay a alors choisi la solution de dématérialisation Yooz, interfacée avec son ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central. Après un premier déploiement sur un périmètre pilote, la solution a été étendue à l’ensemble des sites. A  partir de septembre 2022, 100 % des factures étaient traitées de manière dématérialisée.

« Aujourd’hui, on traite environ 5 000 factures par mois ; c’est le double par rapport à 2021. Entre 2021 et 2022 le nombre de factures reçues a augmenté de 50% » précise Vincent Ammeux, Directeur Comptable de Mondial Relay. « Grâce à la dématérialisation, nous avons pu encaisser cette hausse d’activité avec un nombre d’embauches limité » ajoute-t-il.

Traçabilité de l’état d’avancement des factures en temps réel

Les factures sont désormais traçables avec un suivi en temps réel de l’état d’avancement, l’historique complet des actions, les commentaires et relances, pour une transparence maximale. L’accès aux documents est instantané grâce à son moteur de recherche, pour les audits, les contrôles fiscaux et le suivi budgétaire. La solution facilite le pilotage avec des indicateurs clés et des statistiques permettant d’analyser la performance, d’identifier les points de blocage et d’engager des actions correctrices.

« Le process est beaucoup plus fluide : tout est dans l’outil » termine le Directeur Comptable. L’outil s’est adapté à l’organisation de Mondial Relay. Yooz est une solution Cloud de facturation électronique et d’automatisation du processus Purchase-to-Pay (P2P). La société revendique 5 000 clients et 300 000 utilisateurs dans le monde qui traitent leurs achats et leurs factures.