Comptabilité gérée avec Oracle : changement accompagné chez Orange

Trop souvent les entreprises négligent le poids de la gestion du changement dans leurs équipes lors de la mise en place d’un nouveau logiciel. Même le meilleur des logiciels doit être compris et adopté par les équipes de terrain. L’opérateur télécoms Orange soigne la gestion du changement lors d’un vaste plan de transformation et d’utilisation de solutions Saas. Le groupe s’appuie sur la plateforme Shortways.

Assistance aux utilisateurs via une plateforme spécialisée

« Nous sommes fiers d’avoir pu mener à bien notre projet et de continuer à co-construire un outil d’assistance de nouvelle génération  aux utilisateurs avec Shortways » relève Benoit Lampuré, Directeur solutions Finances chez Orange. « Nous pensons étendre son utilisation à d’autres solutions Saas que nous utilisons dans le groupe » poursuit-il.

Ces dernières années, Orange a fait évoluer ses outils de gestion et s’est notamment équipé du progiciel de gestion intégrée (ERP ou Enterprise Resource Planning) Oracle Fusion pour piloter différentes opérations. C’est dans ce contexte que s’est posée la question de l’accompagnement au changement des 15 000 employés d’Orange concernés par ce sujet. Après étude du marché, le recours à un assistant 100 % digital est apparu comme une réponse adaptée. 

La solution Saas de Shortways a été sélectionnée et a été  positionnée comme un média centralisé pour assister les employés autour des applications ERP (Progiciel de gestion intégrée) et EPM (Enterprise Performance Management qui sert à mesurer les performances dans toutes les fonctions de l’entreprise de manière cohérente pour obtenir des résultats optimaux) du groupe.

Une solution 100% digitale

La solution est 100 % digitale. Elle apporte un support aux équipes. Cela a notamment été le cas pendant la période de la crise sanitaire Covid où les employés travaillaient tous à distance. L’utilisation de cette solution touche la France, la Belgique, la Roumanie, la Pologne et Orange Business Services. 

La solution Shortways a été sélectionnée par Orange pour sa spécialisation sur l’assistance aux utilisateurs et par sa facilité de mise en œuvre. Au niveau opérationnel, les managers d’Orange se sont impliqués sur la définition de l’aide en ligne à proposer aux employés, puis des prototypes ont été créés et testés avant mise en production. Cette approche agile a été menée en une demi-journée. À noter aussi que l’assistance aux utilisateurs ne passe plus par l’email afin de gagner en performance.

L’aide en ligne a servi à accélérer la prise en main de l’ERP. Cela a permis aux utilisateurs de s’auto-former et de gagner du temps pour mener à bien leurs opérations courantes. Elle a aussi servi à résoudre un dysfonctionnement ou une limitation de l’outil. L’aide a également permis d’accompagner la gestion du changement et de communiquer plus efficacement que par mail notamment sur des sujets de processus (acte d’achat, clôture comptable), ou encore lors du déploiement de nouvelles fonctionnalités (portail fournisseur, release produit, etc). Dans ce contexte, les messages sont contextualisés et ciblés, touchent les bons publics et sont sûrs d’être lus.